Samkjørte ledere holder sykefraværet nede

– Godt at det ikke er oss! Rådmannen ler godt av sin egen frimodighet når han blir spurt om andre kommuner og deres høye sykefravær. Så svarer han mer seriøst.

– For å være ærlig. Vi har diskutert dette litt med rådmannskolleger. Da er vi ydmyke og forsiktige med å si at vi har knekt koden. Vi forteller hvordan vi jobber, både med NAV og IA og med ledere. Men det er ikke sikkert medisinen holder eller passer hos andre. Men måten vi har strukturert og organisert oss på, med ansvarlige ledere som vet de har ansvaret, det er en nøkkel i dette.

– Vi har et godt arbeidsmiljø og en høy arbeidsmoral. Korttidsfraværet er veldig lite.

^{Hege Nærheim, assisterende styrer Vikevåg barnehage}

Stikker seg ut

Norske kommuner har omtrent samme type oppgaver og krav til kompetanse. Store forskjeller i sykefravær er vanskelig å forklare. Mens Rennesøy kommune har et samlet sykefravær på 5,4 prosent hittil i år og 5,6 prosent i 2017, sliter andre kommuner med et sykefravær på både 10 og 15 prosent.

– Gode resultater måned etter måned på aggregert nivå, da må vi ha gjort noe bra, sier Clementsen.

­Han er overbevist om at sykefravær henger sammen med trivsel.

­– Hvis vi har en grunnleggende god stemning i avdelingene så bygger det oppunder et lavt sykefravær. Det viser også medarbeiderundersøkelsene.

Svein Emanuelsen er hovedverneombud og smiler av det han hører.

– De ansatte i Rennesøy har fått en form for «company-feeling», som de sier i «oljå». Åpenhet og samarbeid er noe av det viktigste. Det gir trygghet og trivsel som igjen får ned fraværet.

Emanuelsen har vært hovedverneombud i snart 18 år. Arbeidsmiljøet har vært bra, men noe har endret seg. I følge Emanuelsen var det før i tiden mindre rom for å snakke om følelser og hvordan en hadde det på jobb.

– Du gikk på arbeid og skulle bare gjøre jobben din. Nå er det annerledes, mer åpent. Flere unge folk har nok bidratt til det. Bildet er fortsatt sammensatt, men det gjør noe med oss at det er rom for å fortelle hvordan en har det, sier han.

– Før vi går i gang med de visjonære tingene må vi ha orden i eget hus.

^{Birger Clementsen, rådmann}

Organisatoriske grep

I tillegg til endrede holdninger i arbeidsmiljøet har kommunen gjort en rekke andre grep. Et er å delegere mer ansvar ut til førstelinjeledere. Styrerne har nå både personalansvar, faglig ansvar og økonomiansvar.

– Dette har mye å si, også for sykefraværet, mener rådmannen.

Et eget kompetanseprogram, Saman om ein betre kommune i regi av Kommunal- og moderniseringsdepartementet, var starten på en kompetanseheving hos lederne. 

– Jeg vil i tillegg trekke frem samarbeidet med IA-avdelingen til NAV (NAV Arbeidslivssenter). Det er fryktelig gode rådgivere som staten stiller til disposisjon for oss. De har fungert veldig godt, sier han.

Organisasjons- og personalsjef Lars Haavik er enig med rådmannen.

Haavik trekker frem at IA-rådgiveren også har et helt kompetansemiljø å dra veksler på.– IA-rådgiveren vår er god og tilgjengelig og bygger ned terskler for kontakt. IA-kontakten er tilstede i samfunnet her og har kontor rett nede på hjørnet og er der jevnlig. Det er forutsigbart. Er det noe jeg lurer på, så vet jeg hvor jeg skal gå. Den menneskelige kontakten er en av de viktigste komponentene i dette.

– Arbeidslivssenteret og NAV-kontoret har en ganske omfangsrik kurskatalog. Våre 25 ledere, de tillitsvalgte og verneombud har bruk for dette i personalsaker, sykemeldingssaker osv. Kursene blir arena for økt kompetanse og nettverksbygging.

– Forhold i privatlivet kan påvirke hvordan jobben blir utført og vice versa.

^{Lars Haavik, organisasjons- og personalsjef}

Styrket lederforum

Rådmannen forteller at lederne samles jevnlig i et lederforum. Denne og andre arenaer er styrket gjennom IA-arbeidet og har skapt en mer samkjørt ledergruppe.

– Det som er fint er at kommunen ikke lenger er ensbetydende med kommunehuset og de som jobber der. Kommunen er alle tjenestestedene og samtlige ledere. Vi er nok mer ett lag nå enn før, sier han.  

IA-rådgiver Kirsten Borsheim utdyper

– På samlingene merker vi det samme. Den systematiske opplæringen har gjort noe med ledergruppen. At dere har invitert med tillitsvalgte og verneombud på disse samlingene har vært enda en suksessfaktor. 

Når de tillitsvalgte er med ledelsen og bestemmer hvordan ting skal være, blir det mye lettere etterpå. Spørsmålene er avklart.

– En felles grunnholdning til oppgaver og samarbeid har forplantet seg. Det gjør at sykefraværstallene har bikket den rette veien for oss. Det er iallfall en teori vi tror har noe for seg, sier Clementsen.

Satsningsbedriften Rennesøy

Haavik forteller at for ett og et halvt år siden tilbød Arbeidslivssenteret kommunen å være en satsningsbedrift, selv om kommunen hadde ganske lavt fravær også da.

– Dette er det tredje poenget i forklaringen på det lave sykefraværet, sier han og forklarer:

– Vi valgte å avgrense satsningen til barnehagesektoren der sykefraværet var tosifret på den tiden.

Haavik forteller at de delte satsingen inn i tre, støtte til styrerne, støtte til de pedagogiske lederne og involvering av de ansatte.

– Det ble gjennomført samtaler mellom kommunalsjefen og hver styrer om hvor skoen trykker og hva de trenger i barnehagen.

Deretter fikk de pedagogiske lederne kompetansepåfyll med blant annet opplæring i temaet Den vanskelig samtalen.

– De pedagogiske lederne skal forholde seg til assistenter, barne-og ungdomsarbeidere og andre ansatte, sier Haavik og utdyper: 

– Vi valgte å bruke tid på kompetanseheving for disse lederne som gruppe. Til slutt hadde vi en stor samling for alle om tema som arbeid og psykisk helse og omstilling og endring. Vi ser at sykefraværstallene gikk enda mer ned etter det.

– Åpenhet og samarbeid gir trygghet og trivsel som igjen får ned fraværet.

^{Svein Emanuelsen, hovedvernombud}

Å bli sett og ivaretatt

Å treffes på nye arenaer og få kompetansepåfyll handler om å bli sett, mener Haavik.

– Det strukturerte opplegget i barnehagesektoren gjorde at styrerne ble sett.

Haavik forteller at det er to hovedgrunner til at kommunen legger vekt på dette.

– Først handler det om autonomi, å være selvstendig i jobben og å ha et eget ansvar i hverdag. Det betyr at den enkelte leder kan ta viktige beslutninger selv. Men dette er ikke nok. De trenger også støtte og tilbakemeldinger. For ledere i barnehagen handler det om å kjenne at de virkelig har myndighet og «en hånd» i ryggen.

Kirsten viser til det hovedverneombud sa om ha rom for følelser på en moderne arbeidsplass.

– Ingen hadde tidligere spurt lederne hvordan de har det.

Kommunalsjefen var ny. Det var et godt utgangspunkt for å bli kjent og få frem de menneskelige sidene oppe i alt.

– Det viste seg at noen hadde kommet opp i ganske vanskelige situasjoner så da tok kommunalsjefen tak i dem. Jeg tror det gjorde godt for lederne som fikk omgående hjelp og støtte.

– Trygge ledere som vet hva de kan ta tak i og hva de kan løse, skaper også trygghet i miljøet.

Men de trenger tid til å modnes i dette, sier rådmannen og legger til:

– Engasjementet er stort. Vi har orden og struktur i det meste. Slik er vi nok annerledes enn  kommuner som mangler gode arenaer og der opplæring blir mer tilfeldig.

– Før vi går i gang med de visjonære tingene må vi ha orden i eget hus, sier han.

IA-rådgiver Borsheim har hørt uttrykket «orden i eget hus» mange ganger i Rennesøy.

– Det er veldig fint uttrykk og jeg ser at det virker og går ned igjennom organisasjonen.

Mestring spiller inne

Haavik peker på et siste område han mener kan forklare resultatene på sykefraværsområdet. Det er at ansatte jobber veldig bredt og ofte må ha innsikt i flere fag i jobben.

– I større kommuner har de gjerne store fagmiljøer på hvert område. Hos oss må ansatte kunne dekke mange felt. Gevinsten er at medarbeiderne får utfordringer og lærer og utvikler seg i jobben, noe de selv svarer i undersøkelser.

Haavik forteller at hele kommunen skårer 4,3 av 5 mulige på mestringsklima (10-faktoranalysen), noe de er godt fornøyd med.

– Sammensetning av oppgaver har betydning for trivselen. Men da er det viktig å bli sett og hørt slik at det ikke blir en stressfaktor, sier han.