Gjorde lederne tryggere og fikk bedre dialog

– Usikkerhet hos en leder er aldri en god følelse. Det skaper utrygghet både for arbeidsgiver og de ansatte, forteller Jonny Sørensen, regionleder for If Skadeforsikrings kundesenter i Arendal.

Under en ledersamling kom det frem at lederne ønsket mer kunnskap og bedre rutiner i oppfølging av de ansatte. De ønsket å være bedre rustet til å møte krevende situasjoner og samtaler.

Lærte seg å tolke signaler

Sammen med HR-avdelingen i Oslo og NAV arbeidslivssenter tok de fatt på oppgaven. Et av tiltakene var lederopplæring med arbeidsgiverlosen. Her fikk de innblikk i temaer som psykisk helse og avhengighet og lærte seg å se varselssignal og ble tryggere på hvordan håndtere situasjoner.

Det ble også gjennomført kommunikasjonstrening og analyse av adferdstrekk med utviklingsverktøyet EASI. Gjennom dette ble lederne mer oppmerksomme på egen og andres adferd, og signalene som medarbeiderne sender. 

– En entusiastisk leder og en innadvendt medarbeider har forskjellige måter å være på. Når lederen er klar over forskjellen, og hvorfor det er slik, blir det lettere å snakke sammen og ta hensyn. Det gir trygghet. 

Det forteller Siri Bjerkelund Larsen. Hun er HR-partner og fungerer som en støttespiller både for ledelsen og de ansatte.  

– Det er dette inkluderende arbeidsliv handler om, å skape god dialog, mener hun.

– Nå fanger vi opp signalene før det er for sent

Jonny Sørensen, regionsleder If Skadeforsikring 

Deler inn arbeidsmiljøet i soner

Gjennom prosessen har lederne etablert en ny måte å jobbe på. Nå deler de arbeidsmiljøet og ansattes situasjon inn i tre soner.

– Grønn sone er det helsefremmende i arbeidsmiljøet. Gul sone er forebyggende hvor det er fare for sykefravær, mens rød sone er oppfølging av sykemeldte, forteller Bjerkelund Larsen.

Inndelingen gjør det enklere å sette inn riktige tiltak til rett tid. I hver sone har de flere tiltak.

– I grønn sone har vi nylig gjennomført samlinger for alle ansatte i medarbeiderskap for å bygge en god kultur sammen. I gul sone har et av tiltakene vært individuelle samtaler med arbeidsgiverlosen. Der får medarbeiderne tips til hvordan de kan fungere bedre i jobben med utfordringene de har.

– Det er viktig at alle blir ivaretatt og føler seg trygge uansett hvilken sone vi jobber i, sier hun.

– Vi er blitt tryggere på hverandre, tar mer hensyn og lærer mer av hverandre. 

Jonny Sørensen 

Tett dialog og oppfølging

Én gang i måneden møtes saksbehandler fra NAV, IA-rådgiveren, NAVs Arbeidsgiverlos, regionlederen og HR partner. Der drøfter de situasjonen og aktuelle sykefraværssaker i gul og rød sone. De ser på hvilke tiltak som bør settes inn og hvem som kan bistå i leders oppfølging av den ansatte. Dette kommer i tillegg til den fortløpende vurderingen.

– Med en tett dialog mellom partene og en fast saksbehandler hos NAV, som kjenner oss og vår hverdag, får vi til gode løsninger. 

Et tiltak som har vært vellykket er såkalte IA-møter. Dette er ekstra oppfølgingsmøter mellom dialogmøtene og vanlig oppfølging. Her møtes ansatt, leder, NAV og av og til HR for å se på løsninger for å hindre sykefravær eller komme raskere tilbake i jobb.

Bedre rustet                                                                                                             

Med mer kunnskap og bedre rutiner har lederne blitt tryggere. De vanskelige samtalene har blitt enklere å ta fatt på. 

– Vi er blitt mer oppmerksomme på symptomer, og vi jobber mer i grønn og gul sone enn tidligere. Nå fanger vi opp signalene før det er for sent, sier regionleder Sørensen.

 Endringen har gitt positive effekter både i dialog og i sykefraværet. 

– Medarbeiderne åpner seg på en helt annen måte enn tidligere. De opplever at de blir sett og hørt, mener Bjerkelund Larsen, som fornøyd konstaterer at sykefraværet på kundesenteret nå er halvert. 

Dette bruker regionleder Sørensen aktivt for å skape en bedre arbeidsplass og bedre produkter til kundene. 

– Medarbeiderne er vår viktigste ressurs. Hvis du opplever å bli sett og involvert, så har du lyst til å strekke deg litt lenger. Vi er blitt tryggere på hverandre, tar mer hensyn og lærer av hverandre.

Det kan vise seg å bli viktig, for forsikringsbransjen er stadig i endring. Med tryggere ledere og bedre dialog er If skadeforsikring bedre rustet enn noen gang til å gi kundene gode opplevelser.