Bedre sykefraværsoppfølging med
denne døråpneren

Med metodikken «Tidlig og tett på» ble det lettere å få i gang dialogen om sykefravær ved Nordlandssykehuset i Bodø.

_{TEKST: Martin Gustafson / FOTO og VIDEO: Morten Johnsen Solberg}
 

Det er tidlig på det nye året, og Idébanken har tatt turen til klinikken for psykisk helse og rus (PHR) ved Nordlandssykehuset (NLSH). PHR-klinikken har vært én av seks pilotklinikker i Norge som har tatt i bruk og testet ut «Tidlig og tett på».

Hva er «Tidlig og tett på»?

«Tidlig og tett på» er en metodikk som inngår i IA-bransjeprogrammet for sykehusbransjen.

Målet med «Tidlig og tett på» er å avklare, redusere og forebygge langvarige og/eller hyppige gjentakende fravær. Da må alle involverte, inkludert medarbeiderne, tro på den innsatsen som legges ned og kunne se gevinstene av det arbeidet.

Her er det viktig at tillitsvalgte og verneombud også er pådrivere og medspillere.

Med metodikken følger det blant annet skriftlige veiledere for samtaler, dialogverktøy og maler for ulike trinn i metodikken – og verktøyet «Dialogduk for partssamarbeid».

Ved at leder bruker denne dialogduken sammen med tillitsvalgte og verneombud kan partene få i gang en dialog og refleksjon om partssamarbeidet på arbeidsplassen, og komme med konkrete forslag til forbedringer i arbeidsmiljøet.

Selve metodikken deles inn i tre faser:

1. Kartlegge sykefravær, og få oversikt over ansatte med 25 sykedager eller mer. Analysere dette fraværet, og vurdere oppfølgingsbehov. Dette gjøres gjennom uthenting av statistikk.
    
2. Sette i gang oppfølging. Her samarbeider leder og ansatt om å lage en plan med mål og konkrete tiltak. Oppfølgingen skal sikre reduksjon og avklaring av langvarig og/eller hyppig sykefravær.
    
3. Evaluering av det som er gjennomført, og avslutning av sykefraværsoppfølging.

Les mer om «Tidlig og tett på»-metodikken hos IA-bransjeprogram sykehus.

– Handler om å få til gode løsninger

– Da vi startet dette arbeidet ved PHR-klinikken i 2023, måtte vi gjøre det tydelig for alle at dette handlet om å ta vare på ansatte, forteller Elin Nordby.

Hun er IA-rådgiver ansatt i HR-avdelingen ved Nordlandssykehuset. Elin har også vært prosessleder for bruken av «Tidlig og tett på» ved PHR-klinikken.

– Det viktigste vi gjør gjennom dette arbeidet er å få til gode løsninger for å ivareta ansatte på en positiv måte når helsa krangler, sier hun.

Elin har hatt øye på det helhetlige perspektivet både med metodikken og arbeidet; at det handler både om opplæring, oppfølging og om partssamarbeid.

– De lederne som har jobbet aktivt med «Tidlig og tett på»-metodikken har fått et lavere sykefravær i sine enheter, forteller hun.

– Gir forutsigbarhet og trygget

En av dem som har vært med i hele prosessen her i Bodø er konstituert klinikksjef for PHR-klinikken, Daniel Mørch.

– Dette er en metodikk som gir forutsigbarhet og trygghet, forklarer han og fortsetter:

– Jeg syntes det var interessant å være pilot og se på hvordan verktøyene og den strukturen som man legger opp til i «Tidlig og tett på» har blitt til. For verktøyene kom jo litt til underveis.

Daniel forklarer at metodikken gir en ramme for oppfølging av de sykemeldte, og bidrar til en forståelse for hvorfor man gjør oppfølgingen på denne måten.

Duk for å få i gang dialogen

En ting som trekkes fram, er den spesielle dialogduken og hvordan dette verktøyet klarte å få i gang samtalen om partssamarbeid og arbeidsmiljø på de ulike nivåene i klinikken. I «Tidlig og tett på» er det viktig at tillitsvalgte og verneombud er involverte, bidrar til dialog og at alle parter leser på den samme siden.

– Vi hadde en samling der vi så på hvordan vi kunne jobbe konstruktivt med sykefraværet i klinikken, forteller klinikkverneombud Kenneth Børtveit og fortsetter:

– For partssamarbeidet har en betydning langt utover bare sykefraværsoppfølging – og er en hjelp også i den vanlige driften av klinikken.

Kenneth påpeker at dialogduken ikke bare tar opp rolleforståelse, men også bidrar til å reflektere over egne egenskaper og hvordan man selv bidrar inn i partssamarbeidet på arbeidsplassen.

Konstituert klinikksjef Daniel følger opp:

– Klinikken vår alltid har hatt et godt partssamarbeid, men «Tidlig og tett på» har bidratt til å utvikle og få mer ut av alle nivåene i klinikken i en enda større grad, sier han og fortsetter:

– «Tidlig og tett på» blir ikke bedre enn man gjør det til sjøl.

VIDEO: – En metode som gir forutsigbarhet og trygghet

PHR-klinikken ved Nordlandssykehuset har vært pilot for «Tidlig og tett på»-metodikken. Her deler de sine erfaringer:

Månedlige møter med partene

Enhetsleder for Korttidsenhet rus i PHR-klinikken, Lise Angelsen, opplever arbeidet med «Tidlig og tett på»-metodikken som veldig nyttig:

– Det er komplekst å jobbe med sykefravær, og det å ha noen faste rammer som man kan starte en samtale med og jobbe ut fra har gjort det lettere å gå i gang med det som kan være et litt krevende arbeid, forteller hun.

For de ansatte på korttidsenheten førte arbeidet med «Tidlig og tett på»-metodikken til endringer i organisering, i samarbeid og helt konkret i hvordan enkeltansatte ble fulgt opp.

– Vi har fått opprettet en kjempegod dialog med vernetjenesten, de tillitsvalgte og ledelsen. Vi har også satt det i system med at vi har månedlige møter der vi kan ta opp stort og smått, sier Lise.
 

Handler om det som skal sitte i veggene

En av enhetslederens erfaringer fra arbeidet med «Tidlig og tett på» er at det å jobbe med sykefravær også dreier seg om det å jobbe med arbeidsmiljø:

– Arbeidsmiljø handler om det vi gjør på jobb hver dag, og det hver enkelt kommer på jobb med. Det betyr ikke at vi skal unngå å snakke om det som er vanskelig, men at vi skal sette noen rammer for hvordan vi gjør det, sier hun og fortsetter:

– Det handler om kultur, om hvordan vi vil ha det på jobb og hvordan vi vil snakke med hverandre – og hva vi vil at skal sitte i veggene også når vi går hjem, mener Lise.

– Vi kan samhandle bedre

Katrin Gjelseth er tillitsvalgt for Fellesorganisasjonen (FO) ved Korttidsenhet rus. Hun har fulgt prosessen med «Tidlig og tett på» ved PHR-klinikken helt fra begynnelsen av.

– Dette har vært utrolig viktig for å få satt bredt fokus på hvordan vi både håndterer og jobber med sykefravær, sier hun og fortsetter:

– Når både ledelsen, de tillitsvalgte og verneombud har vært gjennom det samme opplegget gjør det at vi kan samhandle bedre, og gå ut med lik informasjon til våre medlemmer og ansatte.

Katrin beskriver også at en av fordelene som har fulgt med «Tidlig og tett på», er at det nå er lettere å være i forkant, og jobbe forebyggende.

– Tidligere hadde vi ad hoc-møter for å jobbe med sykefravær. Nå har vi etablerte måter å gjøre det på. Som tillitsvalgt kan jeg også høre om det er ting jeg skal ta med fra de ansatte inn i de faste månedlige møtene. Da blir det ikke mine ting; det blir våre ting, forklarer Katrin.
 

Solid forankring hos toppledelsen

I en rapport om implementeringen av «Tidlig og tett på» trekkes det fram at god forankring av arbeidet er viktig.

Forankringen bør skje både hos sykehusledelsen, klinikksjefer og personalledere, partene ute på arbeidsplassene og alle andre ansatte – samt hos eksterne samarbeidspartnere som Nav Arbeidslivssenter.

– Jeg tror en følelse av fellesskap er sentralt for å oppnå noen ting i det hele tatt, sier Siri Tau Ursin, administrerende direktør for Nordlandssykehuset HF.

Hun fortsetter:

– Det handler om at lederne og medarbeiderne går sammen for å oppnå resultater, enten det er i IA-arbeidet, i sykefraværsoppfølgingen eller i andre ting som vi skal få til sammen her på Nordlandssykehuset.

Direktøren er opptatt av ledernes rolle i oppfølgingen av hyppig og gjentagende sykefravær.

– Den oppfølgingen er et lederansvar – men vi må også sette lederne våre i stand til å ta på seg de viktige oppgavene. Det krever opplæring og oppfølging, og at vi støtter lederne våre. Det krever at vi på sett og vis sammen klarer å stå i det, sier Siri og fortsetter:

– Jeg tror det er ekstremt viktig at den forankringen som vi snakker om er på absolutt alle nivåer. Da må jeg også vite at dette betyr noe. Jeg må sette meg inn i det, og støtte mine ledere som står i det, svarer Siri.

Håper at flere ser nytten av metodikken

Sykehusdirektøren håper at ettersom «Tidlig og tett på» er lett å lære, og fordi Nordlandssykehuset nå har positive erfaringer med verktøyet, så vil det bli mulig at andre klinikker eller enheter i helseforetaket kan få hjelp til å ta i bruk «Tidlig og tett på».

– Vi har folk som er ivrige til å gå i bresjen, drive med opplæring og spre kunnskapen om metoden, sier hun.

Siri trekker også fram systematikken i «Tidlig og tett på». Selv om det er individuelle tilpasninger i oppfølging av hver enkelt, så er metoden som brukes den samme. Det vil ikke være forskjellsbehandling i måten de ansatte følges opp på.

– Det er noe jeg tror skaper en trygghet. Folk stoler på at dette fungerer, fordi metoden er gjennomprøvd, forklarer Siri.

Hun får støtte fra Cecilie Opdan, som har ledet IA-bransjeprogram sykehus siden oppstarten i 2019.

– Mange ledere opplever disse sykefraværssamtalene som krevende. Derfor er det viktig å ha en god struktur å lene seg på, sier Cecilie og fortsetter:

– Vi ser at det blir lettere å ha en dialog om arbeidsmiljø og sykefravær når partene står sammen med leder og medarbeiderne. De kan tørre å snakke om ting som er vanskelig. Så jeg mener det er noe å hente fra «Tidlig og tett på» for andre organisasjoner og arbeidsplasser også.

Prosessbistand fra Nav

Ved PHR-klinikken var det hele 32 enheter som skulle delta i piloteringen av «Tidlig og tett på». Her kom Reidun Walenius, IA-rådgiver ved Nav Arbeidslivssenter Nordland inn.

– Her har jeg fortrinnsvis hjulpet til med gjennomføring av dialogduken og støttet opp rundt partssamarbeidet, forteller hun.

IA-rådgiveren påpeker at det å bruke dialogduken for partssamarbeid har vært svært nyttig for å få de ansatte involvert i hva de legger i et godt arbeidsmiljø, og hvordan de ønsker å ha det på jobb.

– Denne metodikken og dialogduken som verktøy er så bra at vi faktisk bruker den ute i andre virksomheter også, sier Reidun med et smil.
 

En verktøykasse for alle

Vi kommer tilbake til Elin Nordby, IA-rådgiveren som arbeider fast ved Nordlandssykehuset.

– Gjennom «Tidlig og tett på» er at vi har videreutviklet systemene vi allerede hadde for oppfølging. Vi har endret verktøykassa for lederne våre til det arbeidet, sier Elin.

En annen positiv ting som hun trekker fram med IA-bransjeprogrammet, er at hele den verktøykassa som brukes i «Tidlig og tett på»-metoden ligger åpent tilgjengelig på nett.

– Hvis en ansatt er usikker på hva de skal snakke om i oppfølgingssamtalen eller hva som står i veilederne, så kan de gå inn og lese det vi skal gå gjennom. Oppfølgingen skal oppleves som trygg og forutsigbar, og metoden skal være en støtte både for leder og ansatte, avslutter hun.

IA-bransjeprogram sykehus er et virkemiddel i den inneværende IA-avtalen. Dette bransjeprogrammet har utviklet metodikk som retter som mot ulike utfordringer som er spesifikke for sykehusbransjen.

«Der skoen trykker» er en metodikk for å forbedre arbeidsmiljøet og forebygge sykefravær der enheter jobber målrettet, systematisk og langsiktig med arbeidsmiljøet. Metodikken er kunnskapsbasert og utviklet for sykehussektoren.

«Tidlig og tett på» er en metodikk som retter seg mot lange og/eller hyppig gjentakende sykefravær.

«Sammen om Forbedring» er en egen prosessveileder for planlegging, gjennomføring og oppfølging av sykehusenes egen ForBedringsundersøkelse.

Les om IA-bransjeprogram sykehus på iasykehus.no.

Si din mening

Undersøkelsen er anonym og blir brukt for å forbedre innholdet på denne siden.