Fargeskjema gjør det lettere å snakke om stress

Noen dropper å ta pause, andre glemmer nesten å puste. Det var noen av stressreaksjonene som kom frem da medarbeiderne ved Team Center for Miljø og Natur i Næstved kommune i Danmark satte av en hel dag til å fokusere på stress.

Bakgrunnen for dagen var en intern undersøkelse hvor mange hadde svart at de opplevde høyt arbeidspress.

For å kartlegge stress hos hver enkelt brukte de et belastningsskjema som kommunens HR-avdeling har laget. Skjemaet kalles Personlig intensitetsskala og deler inn stress i fem grader med hver sin farge. Rødt betyr meget stressbelastet og oransje er å kjede seg.

Oppvarming med en fortrolig samtale

Teamkoordinator Dorte Brinck Lillelund forteller hva som var målet med dagen: 

– Vi skulle bli bedre til å se og kjenne faresignalene hos oss selv og kollegaene. For å bli bedre til å hjelpe og passe på hverandre.

Etter gjennomgang av fargeskjemaet ble to og to sendt ut på en såkalt walk and talk.

– For å skape trygghet og basis for en fortrolig samtale hadde ledelsen på forhånd valgt hvem som skulle gå sammen, sier teamkoordinator Lillund.

– Det var viktig at de to personene hadde en god relasjon.

Ansatt Pia Jeppesen synes samtalen var nyttig:

– Selv om vi kjenner hverandre godt, gjorde walk and talk samtalen om stress lettere. Samtalen går lett. Litt som når man kjører bil og prater.

– Stress må ikke bli et individuelt problem.

Dorthe Brinck Lillelund, teamkoordinator
 

Å kjenne hverandres signaler

På turen pratet kollegaene om hvor ofte de hadde vært på de forskjellige stressbelastningstrinnene de siste tre månedene og hvordan de reagerte når de var der. Noen sa for eksempel: ”Jeg freser når jeg er på gult trinn,” andre sa: ”Når jeg er på gult trinn, stenger jeg meg inne.” I tillegg skulle de prate om hva de ønsker at andre skal gjøre for dem hvis de ser tegn til belastning hos dem. 

Tilbake fra turen møttes alle for å dele de viktigste tingene fra samtalene. En teamkoordinator var prosessleder og skulle bidra til at alle fikk eierskap til prosess og løsninger. Alle måtte delta og ingen fikk la være å si noe. 

Lillelund utdyper:

– Man kan velge hvor privat man vil være, men ikke unnlate å delta. Hvis kollegaene ikke forstår hverandres reaksjoner, har de ingen verktøy for å hjelpe hvis en kollega kommer i faresonen.

De ble enige om at det alltid skal være lov å spørre direkte hvis man lurer på om en kollega har for mye å gjøre.

– Man kan for eksempel åpne døren og spørre: ”Jeg har lagt merke til at du har litt mye nå. Er det noe jeg kan gjøre?” sier Dorthe Brinck Lillelund. Eller som Pia Jeppesen sier: ”Du virker litt stresset. Bli med og ta en kopp kaffe.”

Lillelund og Jeppesen er enige om at det kan bety mye at noen viser interesse når man er under press.

Lillelund legger til at det må respekteres hvis kollegaen svarer at han eller hun bare trenger litt tid. Men at de skal være oppmerksomme på hverandre. Og teamlederen skal alltid være klar til å hjelpe en stresset medarbeider med å prioritere oppgavene.

Det er alltid greit å trekke fargekortet

– Stressdagen har gjort oss mer oppmerksomme på hverandre, og vi fanger opp flere signaler nå, sier Pia Jeppesen. Alle vet om de fem fargene på belastningsskjemaet og man kan alltid henvise til fargeskjemaet hvis man nærmer seg rød sone.

– Det er fint at vi kan bruke fargeskjemaet aktivt i hverdagen og på møter. Et rødt kort sender et klart signal som man vet at folk reagerer på, sier Jeppesen.

– Stressforebygging er en vedvarende oppgave

Dorthe Brinck Lillelund, teamkoordinator

På stressamlingen sa ledelsen tydelig ifra at det ikke skal være skamfullt å si at man føler seg presset. Omsorg for hverandre er viktig. Dorthe Brinck Lillelund utdyper:

– Stress må ikke bli et individuelt problem. Det er et felles ansvar å hjelpe til med å unngå stress. For det går ut over alle hvis vi må klare oss uten en kollega på grunn av stress. Det er både en menneskelig kostnad for den enkelte og en kostnad i form av flere oppgaver til de andre.

Belastningsskjemaets farger brukes nå på møter etter behov. Det kan åpne for en samtale om hvorvidt det skal endres i oppgavefordelingen.

En vedvarende prosess å forebygge stress

Etter stressdagen har de fortsatt prosessen med å forebygge stress.

Senterets neste skritt er å jobbe med felles prioritering av oppgaver. Ingen skal føle seg alene med oppgavene så det skal gjøres tydelig hva teamet skal oppnå, og at teamet sammen er ansvarlige for å fullføre oppgavene.

Som Dorthe Brinck Lillelund avslutter med å si:

– Å prate om stress er et skritt på veien mot mer fokus. Stressforebygging er en vedvarende oppgave for det finnes ikke ett fasitsvar på dette.

Artikkelen er gjengitt med tillatelse fra artikkelforfatteren og Videncenter for Arbejdsmiljø i Danmark og ble først publisert på deres nettsider.