Ved å satse på de ansatte fikk renholdsavdelingen i Grue kommune både et bedre arbeidsmiljø og et lavere sykefravær.
Publisert 31. mai 2023
TEKST: Martin Gustafson / FOTO og VIDEO: Morten Johnsen Solberg
– Renholdere er utrolig viktig for alt av arbeidsmiljø. Kommer ikke renholderne på jobb og gjør det de skal, så tar det ikke lang tid før verneombudet sier stopp, og at arbeidsstedet må stenge, forteller Jessica Fagergård.
Hun er avdelingsleder med flere hatter; Jessica leder renholdsavdelingen, servicetorget i Grue kommune, samt biblioteket som ligger på rådhuset i Kirkenær.
– Renhold er et veldig interessant yrke fordi det er mye som skjer – og mye som har skjedd innenfor feltet. Dagens renholder er mer moderne enn bare vann og mopp; vi bruker digitale verktøy under gjennomføringen av arbeidet, bruker mindre vann og kjemikalier enn tidligere, og flere maskiner, forteller hun.
I 2009 begynte hun å jobbe for Grue kommune som renholder.
– I 2013 tok jeg selv fagbrev som renholder, og i 2017 tok jeg over som renholdsleder. Da hadde vi et høyt sykefravær på avdelingen. Vi hadde flere eldre arbeidstakere, og renholdsarbeid var tungt med mopp og mye vann på gulvet, forteller hun og fortsetter:
– Så jeg startet det lederarbeidet med at jeg ønsket å gjøre endringer og dra på noen kurs. Sjefen min den gang pleide å si litt spøkefullt at det var dyrt når jeg reiste på kurs, fordi jeg alltid kom tilbake med så mange nye idéer!
Jessica tok kursing i det som heter INSTA 800-standarden for renholdsarbeid, som er et system for å fastsette og bedømme renholdskvalitet på arbeid utført, uavhengig av rengjøringsmetode.
Da hun kom tilbake fra kurset, utformet hun et lengre brev til kommuneledelsen hvor hun gikk gjennom fordeler og ulemper ved å ta i bruk standarden, samt hva det ville koste og hvordan det kunne finansieres.
– Jeg fikk beskjed om at det var en super idé, og vi fikk investeringspenger for å både kunne implementere standarden, og kjøpe inn maskiner som ville lette arbeidet for den enkelte renholder. Vi fikk også penger til kurs, slik at alle kunne lære seg hva dette gikk ut på.
Innføringen av INSTA 800-standarden ble også nyttig for å få bukt med misforståelser rundt arbeidsmengde. Blant annet får man en forståelse for hvordan et rom bør se ut om det er rengjort etter standarden.
– Når vi følger standarden får alle ansatte samme forståelse for hvilket nivå man skal ligge på i det arbeidet man utfører, sier Jessica og fortsetter:
– Vi har renholdere som har kommet til det punktet i sin faglige utvikling at de ønsker å gjøre noe mer. De ansatte skal ikke stagnere; de skal få muligheten til å utvikle seg videre. For noen er kanskje fagbrevet en begynnelse på noe mer.
En av dem som opplevde dette veldig direkte, var Kenneth Michaelsen. Han er renholdsoperatør med fagbrev i renhold, og ett av to verneombud i renholdsavdelingen i Grue kommune.
– Kenneth ønsket også å bli kontrollør for INSTA-standarden, og da fikk han muligheten til det, forteller Jessica.
I praksis betyr dette at Kenneth som kontrollør vurderer om renholdet av et rom eller en bygning er gjort etter det nivået som standarden tilsier at de skal være.
– Det er bra vi får lov til å utvikle oss. Nå er jeg kontrollør og kjenner også på at jeg mestrer mer. Den følelsen gir meg også yrkesstolthet, sier Kenneth.
– Jo åpnere vi kunne være om dette var en utfordring, jo lettere ble det å ta tak i det.
Kenneth Michaelsen, verneombud
Et annet grep var å kjøpe inn og utstyre renholderne med nettbrett. Disse inneholder renholdsplaner som ligger på nett, og gjør at renholderne kan se hva som er planlagt gjort i løpe av dagen og krysse av arbeidsoppgaver etter hvert som de blir gjort.
Jessica presiserer at dette ikke er et kontrolltiltak.
– Jeg går ikke inn og sjekker på de ansatte. Jeg har tillit til at de gjør det de skal. Jeg vil være den sjefen som jeg selv skulle ønske at jeg har hatt, sier hun med et smil.
Hun tror veien både mellom kollegaene og til henne som leder har blitt kortere, ved at de har innført flere digitale verktøy:
– Nå kan de snakke med meg via Teams på nettbrettet, i stedet for å ringe eller komme innom meg her på Rådhuset. Det er også lettere for dem å snakke med hverandre, siden de arbeider i mange forskjellige bygg.
Nettbrettene inneholder blant annet nettbaserte renholdsplaner, og kommunikasjonsverktøy som gjør veien for å få kontakt med lederen sin kortere.
Avdelingslederen har selv arbeidet som renholder i mange år og vet hvor krevende jobben kan være.
– Da vi innførte bruken av nettbrett var det en del uro til å begynne med. De ansatte fikk opplæring i små grupper, på hvordan brettene skulle brukes. Samtidig måtte vi også følge opp at de fortsatte å bruke de nye verktøyene. Men med dem opplevde jeg at de ansatte fikk en større oversikt over hva de skulle gjøre i løpet av en arbeidsdag, og derfor også fikk bedre tid til å gjøre selve jobben.
Som et eksempel trekker avdelingslederen fram at et rom skulle renholdes fem ganger per uke. Renholderne med ansvar for rommet kunne nå med hjelp fra nettbrettet se at de ikke trengte å rengjøre rommet så ofte, da det ikke var i bruk daglig. De registrerte rommet med «ikke behov for renhold». Det medførte endring av renholdsfrekvens, som igjen åpnet tid til andre oppgaver.
Nå har alle renholderne og ledelsen fagmøter én gang i måneden, hvor de deler erfaringer med INSTA 800-standarden.
– Det er også viktig at alle får sagt noe, og jeg ønsker at alle skal få løftet fram det de har å by på – fordi jeg tror alle har noe bra å si. Jeg prøver ofte å løfte fram stoltheten hos renholderne, og at de kjenner på at de gjør en god jobb. Når jeg får gode tilbakemeldinger, så videreformidler jeg dem til renholderne mine, sier hun.
Sykefraværet i avdelingen lå i en periode på rundt 11 prosent. Med innføringen av INSTA 800-standarden, opprusting av maskinparken og nye måter å jobbe på, sank fraværet over tid.
– Alt arbeidet vi har lagt ned med å skaffe nytt utstyr, gi opplæring og få på plass digitale verktøy, har vi gjort sammen for å forbedre arbeidshverdagen til renholderne våre. Folk var mer tilfredse, og at de mestret arbeidet sitt bedre. Dette har også påvirket dem positivt, og sykefraværet vårt gikk drastisk ned, forteller Jessica, og fortsetter:
– Vi var nede på 3 prosent fravær. For renholdsavdelingen og for bransjen generelt er dette veldig lavt. Dette er et fysisk arbeid som kan være tungt og krevende til tider.
– Kommer ikke renholderne på jobb og gjør det de skal, tar det ikke lang tid før verne-ombudet sier stopp og arbeidsstedet må stenge.
Jessica Fagergård, avdelingsleder
Kenneth kan fortelle at tidligere var det ikke bare det at arbeidet var krevende som førte til høyt sykefravær. Tonen innad i avdelingen førte også til et ugreit arbeidsmiljø.
– Tidligere var det kanskje ikke så mye kommunikasjon rundt hvordan vi skulle være mot hverandre på avdelingen, forteller verneombudet.
Han forklarer at misforståelser førte til baksnakking; noen ansatte hadde opplevelsen av at de selv jobbet mer enn andre, eller fikk tyngre arbeidsoppgaver. Og selv om dette ikke stemte, førte det like fullt til gnisninger.
– Etter at jeg tok kurs for å bli verneombud, holdt jeg møte for alle våre ansatte. Der tok jeg opp framsnakking framfor baksnakking. Baksnakking forsurer et arbeidsmiljø, og jo åpnere vi kunne være om dette var en utfordring, jo lettere ble det å ta tak i det, forklarer Kenneth.
De ansatte i avdelingen gikk sammen og laget husregler. Her ble de enige om hvordan de ønsket å være mot hverandre, at de skulle ha respekt for hverandre og lytte til hverandre.
– Vi skrev på gule lapper om hva vi gjorde bra og hva vi kunne gjøre bedre. Ut fra det laget vi regler om hvordan vi kunne være mot hverandre, hva vi skulle legge energi i og hvordan vi kunne ta imot tilbakemeldinger – både de gode og de dårlige. For å gi hverandre ros på en konstruktiv måte er veldig viktig, sier Jessica og følger opp:
– Og så er det viktig at vi tør å ta opp ting og snakker om dem sammen før lederen har gått ut av rommet.
Her kan du se en kort film om hvordan renholdsavdelingen i Grue kommune tok tak i både arbeidsmiljøet og sykefraværet.
Bedre sykefraværsrutiner og tettere oppfølging av sykemeldte ansatte har vært med og bidratt til å få ned fraværet. Kommunen fikk hjelp fra NAV Arbeidslivssenter Innlandet gjennom en felles opplæring av verneombud, tillitsvalgte og ledere, slik at alle forstår regelverket på samme måte.
De fikk i tillegg opplæring fra en lokal NAV-ansatt for å bli enda bedre på hvordan man følger opp og har kontakt med sykemeldte ansatte.
– De ansatte må også være kjent med sykefraværsrutiner og nærværsplanen, så det er mitt ansvar som leder å få den ut. Jeg har gått gjennom den informasjonen med de ansatte, slik at alle vet hvilke plikter og rettigheter de har, forklarer Jessica, og fortsetter:
– Det er snakk om å snu på oppfatningene rundt det å være sykemeldt også; det å vite at det er arbeidsoppgavene man er sykemeldte fra, og ikke nødvendigvis arbeidstiden.
Verneombud Kenneth Michaelsen og avdelingsleder Jessica Fagergård i renholdsavdelingen i Grue kommune.
Avdelingslederen sier at mange ansatte har blitt flinkere til å ta kontakt med lederen sin, før de eventuelt oppsøker lege. Det gjør det også enklere å snakke om tilrettelegging.
– Vi har vært raskt i kontakt med dem som er sykemeldte, og funnet ut hvordan vi best kan tilrettelegge arbeidet for dem, slik at de kan være gradert sykemeldte og litt til stede i alle fall. Og det synes jeg vi har fått ganske fint til. For om folk er borte i 100 prosent sykemelding, da mister vi kompetansen deres i den perioden de er ute, forklarer hun og fortsetter:
– Da er det viktig at vi snakker sammen tidlig i forløpet og lager en oppfølgingsplan hvor vi skriver inn hva den sykemeldte kan og ikke kan gjøre. Så kan vi se hva vi eventuelt kan tilrettelegge av arbeidstid, eller om det finnes maskiner eller verktøy som kan gjøre arbeidet lettere.
Her får hun støtte fra verneombudet Kenneth:
– Når jeg er sjuk, så kan jeg si ifra hva som feiler meg selv om arbeidsgiver ikke har rett på å vite det. Jeg føler at om jeg sier ifra, så får jeg mer forståelse – og samtidig synes jeg det er greit at Jessica vet hvordan dette påvirker meg, siden hun da kan tilrettelegge bedre for meg. Åpenhet og gjensidig respekt tror jeg er viktig, slik at man kan være ærlige om hva det går i.
– Renholdere er utrolig viktig for alt av arbeidsmiljø.
Jessica Fagergård, avdelingsleder
Samtidig er det også viktig at slik tilrettelegging er midlertidig og tidsavgrenset, presiserer Jessica:
– Da jeg tok over som leder, oppdaget jeg at noen hadde fått tilrettelagt arbeidshverdagen sin over lang tid. Det er slik at den tilretteleggingen påvirker ikke bare renholderen som får den, men også alle kollegaene rundt – og de man gjør renholdet for.
Hun forklarer at for å holde sykefraværet nede, skal renholdsavdelingen fortsette å ta i bruk nye arbeidsmetoder og fortsette å utvikle seg:
– Det høres kanskje stort og fantastisk ut, men jeg har en visjon om at de av renholderne som jobber ute på skoler og barnehager, at de skal føle de er en del av arbeidsgruppa på det stedet. Vi er alle ansatt av samme arbeidsgiver, og vi er alle like mye verdt, forklarer avdelingslederen og fortsetter:
– Jeg er veldig stolt over det arbeidet vi har lagt ned. Det handlet om at renholderne skulle ha det bedre på jobb og få en enklere hverdag.
Kenneth trekker fram dialogen og samarbeidet med Jessica som leder, som en viktig faktor for å få jobbet både arbeidsmiljøet og sykefraværet:
– Vi som ansatte kjenner på at vi har en tillit fra lederen vår. Hun går ikke etter for å kontrollere hva vi har gjort – det vi selv som bestemmer hvordan vi vil løse arbeidet, så lenge det skjer innenfor de rammene vi har satt, sier han og fortsetter:
– Jessica er en av oss, og slik bør det også være; at lederne forstår oss som jobber «på golvet». Derfor er det også så viktig å ha god dialog. Det er helt formidabelt at vi kan ta opp vanskelige ting og finne gode løsninger sammen.
Verneombudet forklarer at ved å kunne arbeide – og samarbeide – på denne måten, bygger man en mer åpen tone mellom kollegaene seg imellom, og i møtet med ledelsen.
– Det kan være vanskelig for folk å føle at de kan snakke åpent. Samtidig er det lettere å tilrettelegge for noen når man kjenner mer til situasjonen deres. Så jeg foreslår gjerne at folk kan komme til meg og så kan vi se på hvordan vi kan best løse dette sammen. Men da må jeg også tørre å spørre dem, sier Kenneth, før han avslutter:
– For ingenting er bedre enn det å trives på jobb!
Hva påvirker arbeidsmiljøet i renholdsbransjen? Hvordan kan dere jobbe med disse utfordringene?
På Arbeidsmiljøportalen finner du flere nyttige verktøy og bransjespesifikk kunnskap.
