Post-its viste veien til lavere sykefravær

”Ha en fin dag alle sammen, hilsen nattevaktene”, står det på kortet som er festet til noen flotte roser i resepsjonen til Ottestad helse- og omsorgssenter.

– Det har skjedd en endring i arbeidsmiljøet, og vi har fått masse positive tilbakemeldinger på hvordan det har blitt, smiler virksomhetsleder Kristin Lindberget.

Hun begynte som leder på omsorgssenteret i Stange kommune i 2011. Da var fraværet på vei ned, men fortsatt høyt. Lindberget ville gjøre noe med både sykefravær og trivsel, og sa ja til å være med å et nærværsprosjekt arrangert av kommunen. Slik kom de i gang med et nærværsarbeid som har gitt resultater.

Alle må med

Arbeidet startet med samlinger med alle ansatte og BHT-Frisk. Det ble satt opp tre like samlinger, slik at alle kunne være med. Her definerte de nærværsfaktorer, og dette dannet grunnmuren for det videre arbeidet.

– Alle var med. Alle måtte si noe og alle ble inkludert. Det var veldig positivt, forteller Solvor Mælum Bolstad. Hun er leder for nærværsgruppen.

På dette første møtet ble alle samlet og skrev nærværsfaktorer på post-it lapper. Nærværsfaktorene er grunner til at man kommer på jobb, som for eksempel gode kollegaer eller meningsfylte arbeidsoppgaver.

– Noen synes nok det var skummelt å si høyt hva som er viktig for dem. Men folk ble tryggere etter hvert. Alle måtte jo si sitt, forklarer Lindberget.

Til slutt kokte det ned til tre ting: Respekt, selvledelse og kommunikasjon. Dette ble grunnmuren som nærværsarbeidet ble bygget på. En grunnmur som alle ansatte hadde vært med å bygge.

Tok tak tidlig

Det første som ble gjort var å nedsette en nærværsgruppe. Gruppens første oppgave var å finne et konkret tiltak rundt respekt. Det ble til ”hilseprosjektet”.

– Bare det at noen sier ”hei” når du kommer er viktig, sier Bolstad.

– Ja, alle vil jo bli sett, og dette tok vi videre til ”hilseprosjektet”, forteller verneombud Øyvind Håkonsen.

Ottestad helse- og omsorgssenter har ansatte fra sytten forskjellige land. Hilseprosjektet gikk dermed ut på å lære seg å si "god morgen" på ulike språk. Det ble satt opp en bildeserie for hvert land med frasen "god morgen" og litt informasjon om landet.

– Det ble mye moro ut av dette. Mange ble engasjert, og det er blitt noe vi kan bygge videre på, smiler Håkonsen.

– Enkle grep kan ofte gjøre mye. Det som er viktig er at prosessen ikke blir en happening som går over.

^{IA-rådgiver i Hedmark, Torstein Røe}

Flere tiltak er gjort etter det første prosjektet. IA-rådgiver i Hedmark, Torstein Røe, er imponert over hva Ottestad har fått til.

– Enkle grep kan ofte gjøre mye. Det som er viktig er at prosessen ikke blir en happening som går over. Det må bli tatt tak i og gjøres noe med. Der har Ottestad vært flinke, sier han.

Nærværsfaktorer som problemløsning

I tillegg til de tre hovedfaktorene som blir jobbet med på et generelt nivå, har hver avdeling kommet frem til seks faktorer som er viktigst for dem. Disse kan brukes på flere måter.

– Vi har våre utfordringer, og da er nærværsfaktorene gode å ha, forklarer Lindberget.

Hun forteller at nærværsfaktorene kan brukes når man skal ta tak i konkrete hendelser som kan være problematiske. Da kan man bruke faktorene for å løfte problemstillingen opp på et generelt nivå.

– Siden alle har vært med på å definere faktorene, er det godt å kunne vise til disse når noe ikke er som det skal, forteller virksomhetslederen.

Nærvær er også et tema allerede i rekrutteringsfasen. Det sendes ut et rekrutteringshjul som skal fylles ut allerede før intervjuet. På den måten blir nærværskulturen etablert fra dag én, også for nyansatte.

Godt samarbeid med Nav

For å forbedre arbeidsmiljøet og å få fraværet ned er lederstøtte og lederoppfølging viktig. Her kan Nav bidra med informasjon, kursing og kompetanse.

– Ottestad har vært flinke til å bruke arbeidslivssenteret. De har kommet på frokostkurs, brukt IA-veiledningen og hatt samarbeidsmøter, forteller Røe og skryter av det gode samarbeidet mellom virksomheten og Nav.

– Det koster å få inn foredragsholdere, og det koster å gi folk fri til å komme på samlinger.

^{Virksomhetsleder Kristin Lindberget}

Virksomhetsleder Lindberget er også veldig fornøyd med samarbeidet. Hun forteller også at de får tilretteleggingstilskudd fra Nav.

– Det har vært avgjørende for å kunne gjennomføre dette. Det koster å få inn foredragsholdere, og det koster å gi folk fri til å komme på samlinger.

Holder trykket

– Ottestad har holdt seg til faktorene som ble satt i begynnelsen. Det har blitt hentet inn folk utenfra for å holde kurs. De ansatte får et stadig påfyll og det holdes et jevnt trykk, skryter Røe.

Lindberget forklarer at det raskt ble laget en handlingsplan etter det første møtet. Slik fikk de sikret at nærværsfaktorene ble jobbet videre med. Nærværsgruppen har et mandat å jobbe etter, og de fortsetter å ha møter og tenke fremover.

– Vi merker det med én gang vi slipper taket. Vi har funnet ut at det er godt å ha to fellessamlinger i året der vi har noe som skjer, forteller hun.

­– Det er viktig at alle er innstilt på å holde det i gang. Arbeidsmiljø er ferskvare, avslutter Håkonsen.