Arbeidsplassutvikling - en dialogmetode

Når kan metoden brukes? Arbeidsplassutvikling kan brukes til å kartlegge trivselen og prioritere innsatsområder, det vil si de områdene dere ønsker å fokusere på i trivselsarbeidet, samt komme med forslag til hva som kan forbedre trivselen på arbeidsplassen.

Deltakere: Medarbeiderne og lederne på arbeidsplassen.

Tidsbruk: 2 møter à 1,5–2 timer med noen ukers mellomrom. Utover det bør ansvarsgruppen sette av 2–3 timer til å forberede møtene.

Veiledningens målgruppe: Denne veiledningen er skrevet for gruppen som har ansvar for å gjennomføre og følge opp en arbeidsmiljøundersøkelse.

Fakta om arbeidsplassutvikling

Hva kan metoden brukes til?

Arbeidsplassutvikling (APU) er en metode som kan brukes hvis dere ønsker en løsningsorientert tilnærming til arbeidet med å kartlegge og prioritere de trivselstemaene dere skal jobbe med på arbeidsplassen.

Denne metoden retter oppmerksomheten på framtiden slik den ser ut i ledernes og medarbeidernes ønsker for arbeidsplassen, og på mulighetene for utvikling i stedet for begrensningene. Sammen identifiserer deltakerne arbeidsplassens ressurser og sine egne positive opplevelser, og dette skaper engasjement og lyst til å gjennomføre de forandringene som må til.

Hva får dere ut av dialogen?

Det første møtet avsluttes med en utstilling i plenum der det positive bildet av framtiden som dere kommer fram til vises fram og deles. På det andre møtet prioriterer deltakerne blant de forskjellige ideene som er kommet fram, og jobber videre med en konkret plan for hvordan ett spesifikt ønske for den felles framtiden kan realiseres.

På bakgrunn av innspillene dere får fra deltakerne, skal ansvarsgruppen utarbeide handlingsplaner for konkrete forandringstiltak i bedriften – og sette dem ut i livet.

Styrker

• APU er velegnet hvis dere ønsker en positiv tilnærming til arbeidet med det psykiske arbeidsmiljøet.
• Den løsningsorienterte tilnærmingen hjelper dere med å holde oppmerksomheten på mulighetene i stedet for begrensningene.
• Metoden handler i stor grad om å inkludere medarbeiderne, noe som fører til økt engasjement.

Utfordringer

• Metoden er mindre egnet hvis det er mange grunnleggende og følsomme konflikter på arbeidsplassen.
• Det er en risiko for at viktige temaer ikke kommer fram i dialogen. Noen vaner og forhold kan være så inngrodde på arbeidsplassen at det kan være vanskelig å få øye på dem. Dermed blir det også vanskeligere å reflektere over dem og endre dem.
• Komplekse problemstillinger blir kanskje ikke behandlet grundig nok.

APU trinn for trinn:

Møte 1

1. Velkomst og introduksjon
2. Intervju og drøfting av «den gode arbeidsdag»
3. Utstilling i plenum – gå på oppdagelse i kollegaenes arbeidsglede

Møte 2

1. Nytt gruppearbeid – fra ønsker til muligheter
2. Fra ønske til handling
3. Oppsummering – her legger gruppene fram handlingsforslagene
4. Evaluering

Arbeidsplassutvikling møte 1

1. Velkomst og introduksjon

(ca. 15 minutter)

Prosesslederen ønsker deltakerne velkommen og presen- terer deretter dagens program og arbeidsform. Bruk 5 til 10 minutter til å diskutere arbeidsformen og formålet med møtet.

2. Intervju og drøfting av «den gode arbeidsdagen»

(45 minutter–1 time)

• Deltakerne deles inn i grupper på fire medarbeidere.
• Medarbeiderne intervjuer hverandre to og to om positive opplevelser som gir energi i arbeidet og på arbeidsplassen. Sett av ca. ti minutter til hvert intervju. (Se forslag til intervjuguide lenger ned på siden.
• I gruppen forteller de fire medarbeiderne etter tur om spesifikke kjennetegn ved de positive opplevelsene som er kommet fram i intervjuene.
• Sammen drøfter gruppen de positive opplevelsene og blir enige om hva som er sentralt for god trivsel på arbeidsplassen.
• Skriv opp de viktigste ønskene for en god arbeidsplass – det dere vil ha mer av – på et flippoverark. Gruppen prioriterer ønskene slik at de tre viktigste ønskene står øverst.

3. Utstilling i plenum – gå på oppdagelse i kollegaenes arbeidsglede

(20–30 minutter)

Etter gruppearbeidet henger alle gruppene opp flippoverarket sitt i felleslokalet, og alle går rundt og ser på flippoverutstillingen. Ved hvert flippoverark står én person fra intervjugruppen (de bytter på) klar til å svare på spørsmål fra «de besøkende på utstillingen». Utstillingen skal være med på å danne et felles bilde av ønskene for framtiden og være med på å inspirere til en ny dialogrunde på neste møte.

Hvis det er mulig, er det en god idé å la utstillingen henge i lokalet fram til neste møte.

Møtet avsluttes med en oppsummering i plenum der prosesslederen går igjennom de sentrale ønskene ved å stille spørsmålet«Hva er det mest sentrale å fokusere på når vi skal skape arbeidsglede på arbeidsplassen vår?». På denne måten sikrer dere at det blir enighet om det som er kommet fram på dagens møte.

 Arbeidsplassutvikling møte 2

1. Nytt gruppearbeid – fra ønsker til muligheter

(ca. 20 minutter)

Møte 2 begynner med at deltakerne får se litt mer på utstillingen av gruppearbeidene fra forrige møte. Prosesslederen oppsummerer også de sentrale ønskene fra møtet.

Deretter deler deltakerne seg igjen inn i grupper på fire personer. Dere kan lage nye grupper eller beholde de samme som på forrige møte. Ved hjelp av spørsmålene nedenfor skal alle de fire gruppemedlemmene fortelle hva de har tenkt gjennom etter utstillingen. De andre lytter uten å si noe.

• Er det noe jeg synes er spesielt viktig?
• Er det noe som overrasker meg?
• Hva synes jeg at vi skal jobbe videre med?

Etter denne runden kommer gruppen gjennom dialog fram til det ønsket de synes det er viktigst å jobbe videre med. Gruppen skal nå formulere forslag til hvordan dette ønsket kan realiseres.

2. Fra ønske til handling

(ca. 50 minutter)

Gruppen utarbeider skriftlige forslag til hvordan ønsket kan realiseres. Gruppen skal svare på følgende:

• Hvem må handle for at ønsket skal kunne realiseres? Her kan det være nyttig å bruke ’ IGLO ’ som et styrende prinsipp – altså: Hører handlingen til på individ-, gruppe-, ledelses- eller organisasjonsnivå? Det skal helst være handlinger på alle fire nivåer.
• Hvilke ressurser krever det?
• Når skal det settes i gang?

Til hjelp i arbeidet med å lage konkrete handlingsforslag kan gruppene eventuelt bruke handlingsskjema. Et skjema som er delt inn etter IGLO -prinsippet, kan lastes ned fra denne siden.

3. Oppsummering – her legger gruppene fram handlingsforslagene

(ca. 15 minutter)

Gruppene legger kortfattet fram resultatet av arbeidet sitt – tema for tema slik at forslag ikke gjentas hvis flere grupper har kommet fram til det samme. Eventuelt kan prosesslede- ren av tidshensyn be om å bare høre fra et par av gruppene.

Ansvarsgruppen runder av dagen med å fortelle om den videre prosessen, blant annet når det er forventet at en handlingsplan kan være ferdig. Dere skal også diskutere om, hvordan og når medarbeiderne skal inkluderes i prosessen igjen.

Ansvarsgruppen samler alle gruppearbeidene og skriver dem inn i et utkast til handlingsplan. Hvis det er ønsker som arbeidsplassen ikke selv kan utføre, tar ledelsen disse videre til for eksempel styret eller direktøren.

Husk å informere om

• at det ikke kan iverksettes handlinger innenfor alle områdene samtidig. Det er realistisk at arbeidsplassen jobber med ett til tre ønsker om gangen. Unntaket er de «lavthengende fruktene», det vil si forbedringer som kan gjøres med en gang.
• at det kan være ønsker som av ressurshensyn ikke umiddelbart kan realiseres.

4. Evaluering

(5–10 minutter)

Deretter evaluerer dere hele prosessen med en diskusjon ved bordene og debatt i plenum ut fra spørsmålet «Hva har vi fått ut av de to møtene?»