En mann som sitter foran en datamaskin på hjemmekontor og to damer som sitter ved en pult på kontoret. Illustrasjon.

Slik kan dere forbedre den hybride arbeidshverdagen

Her er en enkel metode som hjelper dere med å finne gode løsninger.

Den nye hybride arbeidshverdagen gjør det mulig å kombinere hjemmekontor og arbeid på et fysisk kontor. Men hybridkontoret utfordrer oss også til å finne nye og bedre måter å jobbe sammen på, og organisere arbeidet.

For å få gode dager på jobb er det derfor lurt å stoppe opp, ta et tilbakeblikk og spørre seg hvordan den siste perioden har fungert, og hvordan samarbeidet kan bli enda bedre.

Her er en enkel og nyttig metode som kan hjelpe dere med det.

Dette er metoden

Denne metoden kalles for retrospektiv og blir brukt av team eller grupper for å forbedre samarbeidet. Den holdes på slutten av en arbeidsperiode, og starter med at gruppa skal finne ut av hva som gikk bra og ikke den siste perioden. Deretter skal gruppa komme med forslag til hvordan situasjonen kan bli bedre.

Når forslagene ligger på bordet, velger gruppa hvem av dem de ønsker å gå videre med og blir enige om hvem som skal følge opp forslagene.

Metoden gjennomføres jevnlig for stadig å forbedre situasjonen.

Hvem passer metoden for?

Metoden fungerer best for små grupper på 2–8 personer som jobber tett sammen. Skal metoden gjennomføres i større avdelinger bør det deles inn i mindre grupper.

Hvor lang tid tar metoden?

Metoden tar ca én time å gjennomføre. Men tiden kan variere avhengig av hvor mange medarbeidere som er med. Dersom gruppa har 5–8 medarbeidere kan dere vurdere å dele øvelsen opp i to deler, med en liten pause i midten.

Slik gjennomfører dere metoden

Metoden gjennomføres som et arbeidsmøte, med denne malen i Powerpoint som utgangspunkt. Malen fungerer som en presentasjon, men også som et felles arbeidsdokument der forslagene legges inn underveis i møtet.

Introduksjon

Møtelederen ønsker velkommen, og forteller hva som er målet for møtet og hvordan det skal foregå.

Oppgave 1 – Hvordan fungerer det nå?

Deltakerne tar utgangspunkt i den siste måneden, og svarer på spørsmålene:

Hva har fungert bra med den hybride arbeidshverdagen den siste perioden?
Hva har fungert mindre bra med den hybride arbeidshverdagen den siste perioden?

Hver deltaker bruker fem minutter til å skrive ned tanker og refleksjoner. Deltakerne kan komme med to tilbakemeldinger på hvert spørsmål. Tilbakemeldingene bør være så konkrete som mulige.

Etterpå legger hver deltaker frem sine svar muntlig, mens den som refererer skriver svarene inn i malen.

Oppgave 2 – Hva kan bli bedre?

Basert på tilbakemeldingene kommer deltakerne med forslag til hvilke konkrete tiltak som kan forbedrer den hybride arbeidshverdagen.

Deltakerne bruker fem minutter hver for seg til å skrive ned forslag i alle disse kategoriene:

Hva kan vi begynne å gjøre (som vi ikke har gjort før)?
Hva skal vi slutte med?
Hva skal vi fortsette med?

Deltakerne legger frem sine forslag muntlig for gruppen, mens svarene noteres inn i malen. Dersom noen av forslagene er like, så sett dem sammen.

Når alle ideer og innspill har kommet frem, skal gruppa prioritere hvilke forslag de ønsker å gå videre med. Dette skjer i form av en avstemning.

Hver deltaker får tre stemmer som kan gis til ett eller flere forslag. Deltakerne gir sine stemmer muntlig, og den som noterer fordeler dem på de ulike forslagene i dokumentet. De tre forslagene med flest stemmer vinner frem.

Oppgave 3 – Hva gjør vi videre?

Etter avstemningen blir gruppa enige om hvem som får ansvaret for å sette i gang de nye tiltakene.

Gruppen blir også enig om når de skal gjennomføre metoden neste gang.

Mal for å gjennomføre metoden

Malen er utformet som en presentasjon i Powerpoint, og er lagt opp slik at dere kan gjennomføre metoden på egen hånd. Det er mulig å tilpasse malen slik at den passer deres behov.

Mal for forbedring av den hybride arbeidshverdagen (Powerpoint)

I forkant av arbeidsmøtet er det viktig gjøre dette:

Bli enige om hvem som skal lede møtet og hvem som skal notere

Dette kan være samme person, men det kan være til god hjelp at oppgavene fordeles på to personer.

Den som leder møtet trenger ikke å være en leder, det kan godt være en medarbeider. Det viktigste er at den som leder møtet er godt forberedt, trygg på fremgangsmåten og motivert for oppdraget.

Den som styrer presentasjonen og noterer forslagene underveis i møtet bør være godt kjent med Powerpoint som verktøy, og få mulighet til å sette seg inn den jobben på forhånd.

Finn ut hvordan dere vil gjennomføre metoden

Det er mulig å gjennomføre metoden på flere måter, og dere må selv velge hvordan dere vil gjøre det.

Slik metoden er beskrevet her er det en som noterer forslagene inn i Powerpoint-presentasjonen underveis i møtet. Møtet kan gjennomføres hybrid, både i et møterom og deltakelse digitalt.

Men den kan gjøres heldigitalt ved at alle deltakerne får tilgang til Powerpoint-presentasjonen, og selv legger inn forslag og stemmer inn i presentasjonen i sanntid i møtet. Dette krever at dere har et system for redigering i sanntid, og at deltakerne behersker det.

Metoden kan også gjennomføres fysisk med gule lapper eller lignende som klistres opp fysisk på tavler, gråpapir eller vegger i et møterom.

Legg ved presentasjonen i innkallingen

Når deltakerne får se presentasjonen i forkant, kan de forberede seg på opplegget før møtet. Det kan bidra til at dere overholder tidsplanen i møtet, og at resultatet blir bedre og mer gjennomtenkt.

Som leder av møtet har du ansvaret for at dere får gjennomført møtet på en god måte. Her er noen tips for at gjennomføringen skal bli vellykket:

I forkant av møtet:

Finn ut hvordan dere vil gjennomføre metoden. Er noe du ikke forstår med metoden eller mener burde vært gjort annerledes? Tilpass metoden slik at den passer deg og dere. Det er også mulig å bruke retrospektiv-metoden på andre temaer.
Bli trygg på metoden og fremgangsmåten før du setter i gang.
Prøv ut gjennomføring og avstemning forhånd. Gjennomfør en testkjøring sammen med den som skal notere.

Underveis i møtet:

Vær positiv og inkluderende. Møt alle forslag og svar med et åpent sinn.
Pass på tiden. Det er fort gjort at det sklir ut med diskusjoner i møtet. En fallgruve er at dere aldri kommer til tiltakene eller prioritering av disse.
Holder dere til saken. Ofte kommer det opp forslag eller tilbakemeldinger som ikke handler om det som er temaet for møtet. Dette kan likevel være nyttige innspill, så finn en måte å notere forslagene likevel.
Vær bevisst på rekkefølgen ved avstemning. Siden alle får høre hva de andre stemmer, er det lett å bli påvirket av hverandre. Du kjenner dynamikken i gruppa. Tenk igjennom rekkefølgen hvem som stemmer.
Du skal delta. Husk at du også skal bidra med tilbakemeldinger, forslag og stemmer.

I etterkant av møtet:

Send ut den ferdig utfylte presentasjonen til alle deltakerne etter møtet er ferdig.
Kall inn til neste møte ganske raskt etter dere er ferdig. Da kan det hende alle har anledning til å delta.
Vær en pådriver for at de prioriterte forslagene blir fulgt opp videre.

Du har en nøkkelrolle i møtet. Du skal:

sørge for at det tekniske fungerer.
styre presentasjonen i samspill med møteleder.
notere ned tilbakemeldingene inn i presentasjonen underveis.
styre avstemningen.

Metoden er lagt opp slik at malen i Powerpoint både er en presentasjon av metoden og oppgavene, men også stedet hvor tilbakemeldinger og forslag blir skrevet inn underveis i møtet slik at alle ser.

Her er noen tips for at gjennomføringen skal fungere bra.

Ha presentasjon i normalvisning ( redigeringsmodus). Dette er fordi alle skal se forslagene som skrives inn underveis. (se skjermbilde)

Forsøk å fange hovedpoenget i tilbakemeldingene fra deltakerne når du skriver inn i presentasjonen. Målet er at det som står på lappen er kort, enkelt og forståelig. Er du usikker, så spør deltakeren om dette er en riktig fremstilling.
Legg til flere lapper dersom det trengs. Av og til kommer det inn flere forslag enn forventet. Det gjør ikke noe om det blir litt kaos, bare lappene er mulig å lese.
Slå sammen forslag som er like. Ofte kommer det frem flere forslag som ligner på hverandre. Når disse blir slått sammen, blir det bedre balanse i avstemningen.
Vær nøye under avstemningen. Hver deltaker har tre stemmer som tilsvarer tre prikker i dokumentet. Møtelederen spør deltakerne om hvilke forslag de stemmer på, og det er du som flytter de oransje prikkene til forslagene deltakeren velger seg ut.

NB: Husk at du også skal bidra med tilbakemeldinger, forslag og stemmer.

Denne fremgangsmåten er utarbeidet med inspirasjon fra:

Hyper Island – Toolbox: Team retrospective
Miro: Tips for creating online workshops
Nielsen Norman Group: Dot Voting: A Simple Decision-Making and Prioritizing Technique in UX