Slik gjør dere sykefraværsrutinen kjent og brukt

Fire personer står rundt en tavle og vurderer det som står på den.

Slik gjør dere sykefraværsrutinen kjent og brukt

Følg denne fremgangsmåten.

En sykefraværsrutine gir svar på hvordan dere skal følge opp sykefravær på deres arbeidsplass.

Oppfølgingen blir enklere og bedre når leder og medarbeider forstår og følger rutinen.

Det kan også få sykmeldte raskere tilbake i arbeid.

Her er 3 tips for å gjøre rutinen kjent og brukt:

1. Løft frem sykefraværsrutinen

Gjør medarbeiderne oppmerksomme på eksisterende sykefraværsrutine.

Presenter sykefraværsrutinen på neste personalmøte.
Send ut sykefraværsrutinen til alle medarbeidere.

Da vet medarbeiderne hva som er forventet av både dem og av leder ved sykefravær.

2. Lag en kort huskeliste

Flere arbeidsplasser har en enkel huskeliste ved sykefravær. Den inneholder det viktigste fra sykefraværsrutinen.

Listen bør være enkel, og være en påminner. Gjør den godt synlig på arbeidsplassen.

Dere må skreddersy deres egen huskeliste. Her er et eksempel på informasjon som kan stå i en enkel huskeliste ved sykefravær (Word-dokument).

3. Frisk opp rutinen jevnlig

Vi anbefaler at dere reviderer sykefraværsrutinen jevnlig. Det kan sikre at den er oppdatert og blir fulgt. Slik kan dere gå frem:

Bli enige om å revidere rutinen

Få med tillitsvalgte eller ansattrepresentant og verneombud. Sørg for at dere er enige om å revidere rutinen.

Få innspill fra de ansatte

Sett opp «Revidering av sykefraværsrutinen» på et personalmøte.

Før møtet:

Send ut sykefraværsrutinen.
Forklar hvorfor dere tar den opp.
Be medarbeiderne lese igjennom og tenke igjennom: Hvordan fungerer rutinen, og hva kan vi forbedre?

I møtet:

Gå kort igjennom rutinene i møtet.
La medarbeiderne komme med sine innspill til forbedring.
Skriv ned innspillene.

Juster sykefraværsrutinen

Sorter innspillene og ta dem med til neste møte i HMS-gruppa, eller lignende forum med tillitsvalgte og verneombud.

I møtet:

Gå igjennom innspillene fra de ansatte.
Drøft deres egne erfaringer.
Bli enige om hvilke justeringer dere eventuelt bør gjøre.

Etter møtet:

Sjekk at rutinen er i samsvar med regelverket.
Ferdigstill rutinen med eventuelle oppdateringer.

Tips: Legg inn “Revidering av sykefraværsrutinen» som en fast årlig hendelse i kalenderen eller i årshjulet til organisasjonen.

Gjør ny rutine kjent og brukt

Send ut oppdatert rutine.
Sørg for at alle vet hvor de finner den.
Vurder å lage en enkel huskeliste ved sykefravær

Illustrasjon av to personer som står og leser noe på et ark sammen.

Hvorfor er det viktig med en sykefraværsrutine?

Med en god sykefraværsrutine blir oppfølgingen enklere og bedre, og den kan få sykmeldte raskere tilbake til arbeid. Den sikrer også

felles forståelse og tydelige forventninger
systematisk og lik oppfølging
tett dialog mellom sykmeldt ansatt, leder og kollegaer
oppfølging av lovpålagte plikter

Hva bør en sykefraværsrutine gi svar på?

En god sykefraværsrutine bør

gjelde for alle typer sykefravær, egenmeldt, gradert og full sykmelding
få frem hensikten med rutinen
få frem hvem som er ansvarlig for hva
gi svar på hvem som skal gjøre hva når
minimum svare ut lovens stopp-punkter før, under og etter sykefravær

Rutinen bør også inkludere hvordan dere skal følge opp

ansatt som står i fare for å bli sykmeldt
hyppig og gjentakende fravær
ansatt som har kommet tilbake fra langtidsfravær.

Si din mening

Undersøkelsen er anonym og blir brukt for å forbedre innholdet på denne siden.

Kilder:
Anneline Teigen: Sykefraværssamtalen (2. utgave, 2008)

Aktuelt:
For mer informasjon om hva loven sier om forebygging av sykefravær og oppfølging av sykemeldte:

Oppfølging av sykmeldte (Arbeidstilsynet)