Struktur og gode samtaler holder sykefraværet nede

_{TEKST: Siri Pernille Øverli / FOTO: Haakon Nordvik}

Eventyrhagen barnehage har fått både arkitekturpris, pris for sitt arbeid med helse, miljø og sikkerhet (HMS) og for arbeidet med inkluderende arbeidsliv (IA). Barnehagen holder til i et vakkert bygg på Karmøy og minner oss på at det er en sammenheng mellom omgivelsene og hvordan vi har det.

Men det er ikke det fine bygget som skal ha æren for at barnehagen i årevis har hatt et sykefravær på fire – fem prosent, godt under gjennomsnittet for barnehager. Æren er det de ansatte, lederen og styret for barnehagen som skal ha.  

– Vi har det bra sammen. Det er godt å komme på jobb. Vi stiller opp for hverandre på tvers av avdelingene når vi ser at det trengs og tilrettelegger når det er nødvendig, sier Andrea Langåker. Hun er tillitsvalgt for Utdanningsforbundet og pedagogisk leder. 

– Vi er en dyktig sammensveiset gjeng. Det er Ikke så nøye med titler og rang. Vi løser ting sammen, uten at det nødvendigvis er en leder til stede, fortsetter Trude Våge, verneombud og pedagog. 

Ann-Iren Ystanes har vært leder i barnehagen siden 1997, og forteller at fem av medarbeiderne som ble ansatt da barnehagen var ny i 1991, er der fremdeles.

– Vi legger vekt på at de ansatte skal bli hørt og sett og at de skal være med og påvirke arbeidsdagen, sier hun. 

– Vi sier fra til hverandre på en hyggelig måte. 

_{Andrea Langåker, tillitsvalgt for Utdanningsforbundet i Eventyrhagen barnehage}

Struktur hindrer irritasjon og slitasje 

Det var i 2014 barnehagen fikk arbeidsmiljøpris. Den fikk de fikk fordi de hadde god struktur på helse-, miljø og sikkerhet (HMS). Struktur og systematikk har de fremdeles. Det har for lengst blitt en del av kulturen.

– Vi har risikovurderinger på omtrent alt vi gjør, forteller verneombudet med et smil.

– På det å gå gjennom en dør, for eksempel. Er det hindringer i veien? Hvor smal er åpningen? Hvor er barna? Kan noe falle ned?

– Vi skriver avviksrapporter på alt mulig. Ikke for å «ta» hverandre, men for å bli bevisst. Slik kan vi rydde unna noen irritasjonsmomenter. 

– Vi sier fra til hverandre på en hyggelig måte, legger tillitsvalgt Langåker til.

– Mange takler kaos bra, andre blir fort slitne av det. Det er viktig å si fra, slik at vi får snakket om det.

Barnehagelederen sier at det blir flere avvik når det er ekstra travelt fordi mange er borte.

– Da får vi ikke gjort alt vi skal. Og når vi har vikarer hender det nok at vi glemmer å sette dem inn i alt.

Barnehagen har lært mye om hvor viktig det er med godt, systematisk HMS-arbeid gjennom tilknytningen til Hydro aluminium Karmøy.

– Alle styremedlemmene kommer fra Hydro, opplyser Ann-Iren Ystanes. 

– Vi har risikovurderinger på omtrent alt vi gjør. 

_{Trude Våge, verneombud i Eventyrhagen barnehage} 

– I styremøtene går vi blant annet gjennom alle avvikene, som på forhånd har vært gjennomgått i ledermøter og blitt behandlet i hver enkelt avdeling.

_{Artikkelen fortsetter under bildet}

Samarbeider om å lage plan for IA og HMS 

– Vi har hatt stort utbytte av å ha etablert en partssammensatt gruppe, en IA- og HMS-gruppe. Her er bedriftshelsetjenesten med, tidligere også IA-veilederen fra NAV, forteller Ystanes.

Gruppa får innspill fra avdelingsmøter, personalmøter og ledermøter og utarbeider en IA- og HMS-plan.

– NAV Arbeidslivssenter har gitt oss nyttig opplæring, blant annet om hvordan vi skal følge opp sykmeldte. Bedriftshelsetjenesten har instruert oss i hvordan vi skal bruke kroppen når vi løfter for å forebygge vond rygg og sykefravær. 
 

Metode for refleksjon og diskusjon 

I Eventyrhagen barnehage jobber de både for å forebygge uhelse og fremme helse.

Barnehagelederen forteller at det var i arbeidet med å skape en mer helsefremmende arbeidsplass de lærte hvor nyttig det er å reflektere og diskutere seg fram til enighet.

– Det var IA-rådgiveren vår fra NAV Arbeidslivssenter som i 2012 gjorde oss oppmerksomme på Idébankens temahefte Helsefremmende arbeidsplasser (.pdf). I 12 personalmøter over ett og et halvt år tok vi for oss ett og ett kjennetegn på en helsefremmende arbeidsplass.

Ystanes forteller at de hver gang brukte metoden IGP. Bokstavene står for individ, gruppe og plenum. Først tenkte deltakerne hver for seg over hvordan hvert kjennetegn stemte med deres egen arbeidshverdag og tok notater. Så diskuterte de i mindre grupper der alle lyttet til hverandres refleksjoner. Deretter opplevde de det trygt å fortsette diskusjonen i plenum.

– Nå bruker vi IGP i alle møtene våre, sier Ystanes.

– Med denne metoden får alle reflektert over en problemstilling på egen hånd før vi gir oss i kast med diskusjonene. Det gjør at vi får fram mange flere stemmer og synspunkt enn vi får når vi bare hører på dem som er modige nok til å ta ordet med en gang. Løsningene blir bedre.

– Dessuten er det lettere å stå inne for det vi blir enige om og rette seg etter det når du har vært med i diskusjonene.
 

Avklarer roller og forventninger 

En av de faste postene ved oppstart om høsten, er en obligatorisk rolle- og forventningsavklaring i hver avdeling. For å sikre at alle får tenkt seg godt om, må alle fylle ut et skjema på forhånd. Etter tur leser alle opp hva de har svart mens de andre lytter. Detter diskuterer de.

– Det er greit å ha den praten mellom de som jobber sammen i avdelingen, mener verneombudet. Målet er en god arbeidshverdag uten frustrasjoner, usikkerhet og stress.

Arbeidsmiljøkartlegging har barnehagen en gang i året.

– Da fyller hver enkelt ut et digert spørreskjema om alt mellom himmel og jord. De gjør det anonymt og i arbeidstiden. Det sikrer svar fra samtlige, sier barnehagelederen.

– Barna trenger voksne med energi og overskudd og som ler. 

_{Ann-Iren Ystanes, leder i Eventyrhagen barnehage} 

Resultatene fra arbeidsmiljøkartleggingen legges fram på et personalmøte der også styrelederen deltar. Medarbeiderne kommer med forslag til tiltak i handlingsplanen for IA og HMS. Styreleder får direkte tilbakemeldinger fra de ansatte og førstehånds kjennskap til hva som rører seg i arbeidsmiljøet.

_{Artikkelen fortsetter under bildet}

Tar praten om hvordan det går  

Etter en arbeidsmiljøkartlegging for noen år siden, innførte barnehagen årlige samtaler mellom øverste leder og hver enkelt medarbeider. Disse samtalene kommer i tillegg til medarbeidersamtaler, som alle har med sin nærmeste leder.

– Styrerassistenten og jeg deler personalgruppa i to og snakker med hver våre en gang i året, forteller Ann-Iren Ystanes.

– Også her får medarbeiderne utdelt spørsmål som de blir de bedt om å reflektere over på forhånd. De svarer på hvordan de opplever arbeidshverdagen, om de synes den er stressende og om de er emosjonelt slitne.

– De svarer gjerne at det er travelt, men nå er det faktisk ingen som sier at de opplever hverdagen som stressende, sier Ystanes.

Tilpasser arbeidet etter behov 

– Hvis noen oppgir at de vanligvis er slitne når de kommer hjem etter endt arbeidsdag eller ikke er uthvilt når de skal på jobb, setter vi i verk tiltak. Vi vil at alle skal stille på jobb opplagte og med arbeidslyst. Barna trenger voksne med energi og overskudd og som ler, sier barnehagestyreren.

– For å få en roligere hverdag og bedre oversikt er det ofte er en god løsning å dele barna i mindre grupper. Det går fint, så lenge bemanningene er tilstrekkelig, mener verneombudet.

– Vi strekker oss. Det vinner vi mye på. Det er bedre at de som har behov for det tar en ekstra pause eller går tidlig hjem enn at de ikke kommer på jobb i det hele tatt, sier tillitsvalgt Andrea Langåker.

Barnehagestyrer Ann Iren Ystanes nikker og legger til:

– Vi vil gjøre det beste for medarbeiderne slik at de kan gjøre det beste for barna. 

• Eventyrhagen ble etablert i 1991 av fagforeningene ved Hydro Aluminium Karmøy. Barnehagen ble opprettet som en stiftelse og skulle gi plass til barna til ansatte ved Hydro. I dag er barnehagen åpen for alle.
• Barnehagen har per i dag fem avdelinger og plass til 106 barn. 
• Medarbeidere som er over 62 år gamle, kan jobbe i 80 prosent stilling med 100 prosent lønn. 
• Eventyrhagen barnehage var pilot for Statens Arbeidsmiljøinstitutts (STAMI) verktøy «en bra dag på jobb». 

En innføring i helsefremmende arbeidsplasser

Bli kjent med ulike arbeidsmetoder og se konkrete eksempler fra andre virksomheter i heftet om helsefremmende arbeidsplasser (.pdf) På side 50-51 fant Eventyrhagen barnehage tolv kjennetegn på helsefremmende arbeidsplasser.

Podkast  "På jobben"

I episoden om "Helsefremmende arbeidsplasser" har vi fått besøk av Marit Christensen, førsteamanuensis ved psykologisk institutt ved NTNU. Hun forsker på helsefremmende arbeidsplasser og gir oss innsikt i hva dette er for noe.

Tonje Faraasen er underdirektør i Skatteetaten og har jobbet med å utvikle helsefremmende arbeidsplasser i flere år. Hun har mange nyttige erfaringer og tips til de som ønsker å jobbe helsefremmende.

Les mer og lytt til episoden om helsefremmende arbeidsplasser.