KAN/SKAL-fordeling

Prioriteringsøvelse

Formålet med denne øvelsen er å bli enige om hva som er de viktigste oppgavene. Hva er det vi må gjøre og hva er det vi kan gjøre om vi har tid. På den måten blir det enklere å sikre seg at vi bruker tiden på det som er viktigst og samtidig retter oppmerksomheten mot det vi faktisk gjør fremfor det vi ikke rekker å gjøre.

Gjennomføring av øvelsen:

Innledning:

For å bli bedre til å prioritere og til å ha fokus på kjerneoppgavene skal vi nå dele oppgavene våre inn i ”kan-oppgaver” og ”skal oppgaver”. Det skal hjelpe oss til å bli mer fornøyd med de oppgavene vi får tid til å gjøre og ikke bruke energi på å snakke om det vi ikke rekker å gjøre.

Gruppeoppgave:

Deltagerne deles inn i to grupper. Hvis det er forskjellige faggrupper kan det være en god idé å dele gruppene inn etter fag og la hver faggruppe lage sin liste.

Be gruppene om å lage en liste over alle oppgavene de gjennomfører i løpet av en arbeidsdag. Listen bør være så konkret som mulig.

Når listen er ferdig bes gruppene om å dele oppgavene opp i KAN-oppgaver (de oppgavene de kan gjøre hvis de har tid) og SKAL-oppgaver (de oppgavene som må gjennomføres). Listen renskrives på et flipoverark og henges opp på arbeidsplassen.

NB: Erfaringene viser at det å dele oppgavene opp i kan/skal oppgaver fører til mye diskusjonen og at det gjennom diskusjonen kommer frem viktige erfaringer. Prioriter derfor å bruke mest tid på punktet med å dele oppgavene inn i kan/skal oppgaver.

Plenum:

Samtal om hvordan det var å gjennomføre oppgaven. Var det noen overraskelser? Var det noen påminnelser?

Oppfølging:

Som en fortsettelse av prosessen kan dere samme dag, eller senere arbeide videre med å bli enige om hvilke KAN-oppgaver dere først dropper når dere har det travelt.

En annen mulighet: Min egen KAN/SKAL fordeling

Formåle med verktøyet ”prioritering” er at der i fellesskap skal bli enige om hva som er det viktigste dere skal gjøre. Derfor er det meningen at kollegene skal gjennomføre øvelsen i fellesskap. Men selv om felles prioritering er det egentlige målet er det mulig å bruke SKAL/KAN oppdelingen som et individuelt prioriteringsverktøy.

Dersom du går inn i en periode med mange oppgaver kan verktøyet være en hjelp for å få overblikk over hvilke oppgaver som er viktigst. Lag først en liste over alle oppgaver du skal utføre. Når du har fått oversikten over alle oppgaver som skal gjennomføres kan du notere hvilke oppgaver som hører hjemme under SKAL og hvilke oppgaver som hører hjemme under KAN. Du kan lage en oppdeling for en enkelt dag, for en uke eller for hele måneden. Den kan også lages for et bestemt prosjekt. På den måten kan du hjelpe deg selv til å bruke tiden riktig når det er veldig mye å gjøre.

Les mer

Arbeidsglede - Kartlegg og prioriter innsatsområder

Arbeidsglede er en enkel metode som kan brukes til å kartlegge trivselen på arbeidsplassen. Metoden går ut på å få medarbeiderne til å fokusere på det som fungerer og skaper arbeidsglede.

kloke grep

Arbeidsplassutvikling - en dialogmetode

Arbeidsplassutvikling er en løsningsorientert dialogmetode der deltakerne sammen finner frem til sine ønsker og drømmer om den gode arbeidsplass. Deretter jobber de med å konkretisere drømmene til forslag til hva man kan gjøre for å forbedre og utvikle arbeidsmiljøet.