Slik lager dere gode oppfølgingsrutiner for sykefravær

Alle arbeidsplasser skal følge de formelle stegene i sykefraværsløpet. Men ofte trenger vi noen oppfølgingsrutiner som sier noe om hvordan dialogen mellom den sykmeldte, leder og andre kollegaer bør være. Da er denne fremgangsmåten enkel og grei.

1. Innspillsmøte med de ansatte

TID: Ca. 30 min

Før møtet:
Send ut spørsmålene fra gruppeoppgaven i forkant slik at alle kan tenke litt i forkant av møtet.

Mål for møtet:

• De ansatte skal forstå hvorfor dere skal lage oppfølgingsrutiner.
• De ansatte skal komme med forslag til hvordan de ønsker at sykefravær skal bli fulgt opp.

Valg av arbeidsgruppe:
Dere velger en arbeidsgruppe som skal sortere innspillene og utforme forslag til oppfølgingsrutiner. Arbeidsgruppen kan for eksempel bestå av leder og to ansatte. Har dere tillitsvalgte der dere jobber er det naturlig at disse blir en del av gruppen.

Gruppeoppgave i møtet:
Gå sammen i små grupper på maks tre personer. Drøft og skriv ned innspill på følgende punkter.

• Hvem skal du kontakte når du blir syk?
• Hvilke kommunikasjonsmåter skal vi bruke når? (Ringe, sende SMS, e-post og fysiske møter)
• Hvordan ønsker du å bli møtt av leder når du er syk?
• Hvordan ønsker du å bli møtt av andre medarbeidere når du er syk?
• Hva gjør vi for å ivareta arbeidsoppgavene til sykmeldte?
• Hvem skal fordele de oppgavene sykmeldte ikke kan utføre?

Kort oppsummering i plenum:
Hver gruppe forteller kort om hva de kom frem til. Alle leverer sine innspill til arbeidsgruppen.

Lederen oppsummerer hva som skal skje videre.

2. Arbeidsgruppen lager forslag til rutiner

Arbeidsgruppen sorter alle innspillene og lager en oversikt over svarene. 

• De slår sammen like svar og velger ut det viktigste.
• De forsøker så langt det er mulig å ta hensyn til alles ønsker.
• De utarbeider forslag til oppfølgingsrutiner.

Hent gjerne inspirasjon og erfaringer fra andre virksomheter. Det er også viktig at rutinene er i tråd med gjeldende lover, regler og retningslinjer.

3. Presentasjon av rutiner og eventuelle justeringer

Før møtet:
Forslag til oppfølgingsrutiner sendes ut i forkant av møtet.

I møtet:
Leder presenterer rutinene, og tar en kort innspillsrunde:

• Er det noe som bør justeres?
• Er det noe som er glemt?

Etter møtet:
Arbeidsgruppen gjør siste justeringer på rutinene før de tas i bruk.