Å få ned sykefraværet krever mer enn gode intensjoner

– Vi merker godt forskjellen! Nå er IA mye oftere et tema i møtene våre og vi har bedre kontakt med lederne våre i det daglige, forteller renholder Simon Hamlink, som også er verneombud i virksomheten.

Kristiansand Eiendom har til sammen 240 ansatte. Enheten består av renholdere og fagarbeidere innen drift og vedlikehold, en administrasjonsavdeling, samt prosjektledere og eiendomsforvaltere. Sammen sørger de for at kommunens eiendomsmasse forvaltes og driftes på en god måte.

Mer enn bare snakk

I flere år hadde enheten for høyt sykefravær.

– Det har jo blitt snakket om dette i åresvis. At vi må ha fokus på sykefravær. Du kan snakke og snakke, men skal du få resultater må du ha dedikerte ressurser og målretta innsats, forteller eiendomssjef Hans Christian Gram.

Når de fikk det på plass, skjedde det noe.

– Nå er sykefraværet lavere enn noen gang. Enda tettere oppfølging av sykmeldte og kompetanseheving er eksempler på målrettet innsats. Det har påvirket sykefraværet på en positiv måte, sier han.

En av de som jobber med forebygging og oppfølging av sykefravær er HR-rådgiver Linda Kittelsen.

– IA-arbeidet er sammensatt. Det handler ikke bare om ett tiltak, men mange ulike, sier rådgiveren.

Hun trekker frem flere faktorer som er med på å hindre sykefravær.

– Skal du få resultater må du ha dedikerte ressurser og målretta innsats.

^{Hans Christian Gram, eiendomssjef} 

Samstemte ledere

En av faktorene er opplæring og utvikling av ledere.

– Det er avgjørende at lederne er trygge på rollen sin og oppgavene. Felles opplæring gjør at vi får mer lik praksis. Det betyr mye i sykefraværsarbeidet.

Tydelige og oversiktlige jobbkrav er like avgjørende. Ledere som er tett på sine ansatte har større mulighet til å formidle dette enn ledere som sjeldnere møter sine ansatte.

– Rengjøring er jo ferskvare. Kommer du etter to måneder og sjekker om noen har gjort en god jobb, er det for seint, forteller renholdsleder Jan Heikki Maurstad.

– Det er viktig å få tilbakemelding på jobben, om den er godt nok utført eller om noe som bør endres. Dette påvirker både trivsel og sykefravær, sier Hamlink.

^{Linda Kittelsen, HR-rådgiver}

Mulighet for opplæring

Men det er ikke bare lederne som får muligheten til å lære mer.

– Vi har egne opplæringsdager for de ansatte, forteller Kittelsen.

– Der får de faglig påfyll og oversikt over hva som skal skje fremover. Arbeidslivssenteret har også et opplegg som går på IA.

Bedriften bruker mer penger på opplæring enn tidligere, og har lærlinger og praksisplasser. Dette er tillitsvalgt Helge Johansen godt fornøyd med.

– Kompetanseheving er noe vi ønsker. God opplæring gjør oss mer stolte. Det blir rett og slett mer positivt å komme på jobb, sier han.

^{Helge Johansen, tillitsvalgt}

God rekruttering

Et annet område som stikker seg ut i det forebyggende arbeidet er å rekruttere rett folk.

– Skal vi ha et lavt fravær fremover, må vi ha de rette folka på jobb. Når vi rekrutterer legger vi nå mer vekt på søkernes vilje, verdier og holdninger. Personlige egenskaper er nå like viktig som tidligere jobberfaring, sier HR-rådgiver Kittelsen.

Den nye rekrutteringspolitikken betyr ikke at Kristiansand Eiendom bare er på jakt etter de sterkeste og beste. Mange får muligheten og virksomheten leter bredt for å finne gode folk.

– Vi har nettopp fått diplom for «Integreringsbedrift 2017». For tiden er det syv på praksisplass på renhold. Vi behandler disse personene som ordinære ansatte, med lik mottagelse, oppfølging og ikke minst krav til leveranse. Vi har gode erfaringer med dette, sier Kittelsen.

Målbar effekt av IA-dager

Men det som virkelig har ført sykefraværet nedover er noe de kaller for «IA-dagen». Hver første torsdag i måneden møtes HR-rådgiver Kittelsen, bedriftskontakten fra NAV og bedriftslegen fra bedriftshelsetjenesten for å diskutere konkrete sykefraværstilfeller.

Sammen med den ansatte, lederen, og av og til også fastlegen og en tillitsvalgt, vurderer de eventuelle tilretteleggingsbehovet for den ansatte.

– Vi har fått en målbar effekt av dette sykefraværsarbeidet. Individuell oppfølging handler også om å bli sett. Tiltakene som settes inn er derfor mange og forskjellige, slik folk er forskjellige og har ulike behov.

Simon Hamlink er en av dem, som på grunn av et helseproblem, har benyttet ordningen.

– IA-dagen var veldig positivt for meg. Fastlegen var der og sammen med leder kom vi frem til en god løsning. At alle parter var tilstede var fint. Vi kunne bli enige og ta en beslutning der og da. Etter det fikk jeg en arbeidsdag jeg kunne mestre. Slik unngikk jeg et lengre sykefravær.

– Nå er IA mye oftere et tema i møtene våre og vi har bedre kontakt med lederne våre i det daglige

^{Simon Hamlink, renholder og verneombud}

De ulike IA-tiltakene i virksomheten er satt i system.

– Tiltak og aktiviteter er planlagt og organisert i et årshjul. Også dette handler om langsiktig jobbing, forteller IA-rådgiver Turid Eie fra NAV Arbeidslivssenter.

Årshjulet gir oversikt over når tiltak og aktiviteter skal gjennomføres i løpet av året. Eie har vært rådgiver for virksomheten i flere år og har sett at det er smart å jobbe slik.

 – I denne virksomheten er inkluderende arbeidsliv integrert i det ordinære HMS-arbeidet og er godt forankret hos ledelse, tillitsvalgte og verneombud. Lederopplæring og mange andre aktiviteter er plottet inn i planen. Det gode arbeidet førte til at Kristiansand Eiendom ble kåret til årets IA-bedrift for offentlig sektor i Vest-Agder i 2016.

^{Turid Eie, IA-rådgiver NAV Arbeidslivssenter}

Resultatene blir verdsatt

At man jobber systematisk og unngår quick-fix-tenkning er noe som er merkbart i det daglige, mener Helge Johansen.

– Som tillitsvalgte opplever vi at IA-arbeidet er i fokus hele året. Det er ikke noe stunt. Dessuten blir vi som tillitsvalgte involvert og hørt.  

Og trykket er også tydelig fra høyere hold. Sykefraværet er jevnlig på dagsorden hos både politisk- og administrativ ledelse i kommunen.

– Vi har slitt med høyt sykefravær og har fått kritikk for det. Når vi nå har redusert sykefraværet blir det tilsvarende verdsatt, avslutter eiendomssjef Gram.